Pflicht zur digitalen Archivierung von Daten nach GDPdU-Richtlinien: Betriebe sollten sich vor dem Fiskus-Besuch auf die GDPdU vorbereiten Kleine und mittelständische Unternehmen kommen gesetzlicher Forderung, ihre steuerrelevanten Unterlagen für Betriebsprüfungen elektronisch verfügbar zu halten, oft nur unzureichend nach
Auch mehr als sieben Jahre nach Inkrafttreten der Verordnung, sind im Gegensatz zu Großunternehmen nur wenige mittelständischen und kleineren Firmen mit einer adäquaten Archivierungssoftware ausgestattet. Gründe für die noch sehr niedrige Beteiligungsquote ist Unkenntnis der gesetzlichen Bestimmungen. Unwissenheit schützt allerdings nicht vor Strafe, Unternehmen, die der gesetzlichen Pflicht nicht nachkommen, erwarten weitreichende Sanktionen.
Firmen müssen mit straf- und bußgeldrechtlichen Ahndungen sowie Versagung der gesetzlichen Steuervergünstigung und Schätzungen rechnen, wenn GDPdU-Richtlinien nicht erfüllt werden.
Mittlerweile sind zahlreiche Lösungen wie etwa die frei auf dem Markt verfügbare und von Wirtschaftsprüfern verwendete Prüfsoftware IDEA vorhanden. Oder Anwendungen wie DBase und Datev und die Datenmanagement- und Analyse-Plattform von Microsoft SQL-Server, die selbst für Unternehmen mit schlankerem Budget bezahlbar sind.
Dabei können steuerrelevante Unterlagen im Rahmen einer Datensicherung ausgelagert, durch die Anwendungssoftware selbst für eine externe Speicherung aufbereitet und verwaltet oder in ein externes, unabhängiges Archivsystem weitergeleitet werden. Professionelle Daten-Archivierung sollte sich durch Faktoren wie qualitativ und quantitativ vergleichbare Auswertungsoptionen, die technischen Möglichkeiten und den hierfür notwendigen Investitionsrahmen des betroffenen Betriebes immer unternehmensspezifisch orientieren.
Eine interessante Alternative zu einer eigenen Serverlösung ist für kleine und mittelständische Unternehmen auch Hosted Exchange. Hierbei übernimmt ein externer Software-Dienstleister wie BlackBerry Verarbeitung und Verwaltung von unter anderem Nachrichten, Kontakten und Terminen. Vorteil dabei ist der client- und ortsunabhängige Zugriff innerhalb einer Arbeitsgruppe auf gespeicherte Daten wie Dokumente, Aufgabenlisten, Notizen und E-Mails.
Drei Arten des Zugriffs hat das Finanzamt bei Prüfungen zur Wahl. Zum einen den unmittelbaren Datenabruf, bei dem Finanzbeamte selbstständig vor Ort auf dem Datenverarbeitungssystem des zu prüfenden Unternehmens arbeiten. Zum anderen den mittelbaren Datenzugriff, bei dem Steuerpflichtige ihre Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde selbst maschinell auswerten oder von Dritten auswerten lassen, während der Prüfer nur beobachtet.
Bei der Datenträgerüberlassung letztendlich muss die überprüfende Firma einen maschinell auswertbaren Datenträger, wie etwa eine CD-Rom, zur Verwertung überlassen. Gewünschte Datenformate sind dabei unter anderem ASCII, EBCDIC, Excel und Access. Falls erforderlich, steht es dem Finanzbeamten frei, auch mehrere Möglichkeiten nebeneinander in Anspruch zu nehmen. Kosten hierfür trägt ausnahmslos der Steuerpflichtige, der wenigstens keinen Datenmissbrauch befürchten muss, denn alle überlassenen Dateien werden spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide vollständig gelöscht.
Saskia Bonenberger, Wirtschaftsprüferin bei Rödl & Partner, berichtet: "Mittelständler, die sich noch nicht zu einem EDV-Projekt nach GDPdU-Norm durchringen konnten, stellen bei Prüfungen mehr als die notwendigen Daten zur Verfügung. Dadurch kommt es häufig zu Mehrergebnissen, aus denen sich vermeidbare Steuerbelastungen für das Unternehmen ergeben."
Abgesehen vom erheblichen Effizienzvorteil, der sich in geringeren Kosten für betriebliche Abläufe widerspiegelt, bringt eine klare Datenstrukturierung und Ablage also einen wirkungsvollen Schutzmechanismus bei Firmenkontrollen. Wer unsicher in der Frage der steuerrelevanten Daten ist, sollte die bei Betriebsprüfung zu übergebenden digitalen Unterlagen zumindest von einem Berater abwägen lassen um den Ablauf einer betrieblichen Steuerüberprüfung zu simulieren. (Tecowin: ra)
Standards wie ArchiSig und ArchiSafe
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Die revisionssichere elektronische Archivierung setzt Archivsysteme voraus, die den Datenbestand nach gesetzlichen Vorgaben und internen Vorschriften sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei, reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Die verwendeten Datenformate müssen dabei eindeutig, zuverlässig und langfristig interpretierbar sein. Die Daten müssen wirksam gegen ein mögliches Überschreiben geschützt und die technische Infrastruktur stabil verfügbar sein.
Untersuchung: Der deutsche StaaS-Markt
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Das rasante Wachstum von Unternehmensdaten treibt die Entwicklungen im Storage-Markt nach vorne. Der unaufhörlich steigende Bedarf an flexibler Speicherkapazität, vor allem die enorme Zunahme an unstrukturierten Datenformaten wie E-Mail etc., stellt IT-Anwender vor gro?e Herausforderungen beim Archivieren und beim Backup. Hersteller sind gefordert, auf diese Probleme – mit den richtigen Produkten und Services – zu reagieren. Das neue Multi Client-Projekt von IDC "Storage-as-a-Service: Anwenderpräferenzen und Trends in Deutschland, 2009/2010" bietet Anbietern von Storage-as-a-Service-Lösungen (in Anlehnung an SaaS, Software-as-a-Service) Gelegenheit, sich an dem Projekt zu beteiligen.
Der neue Trend heißt Storage-as-a-Service
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Angesichts der unsicheren Wirtschaftslage kämpfen alle, große genauso wie kleine Unternehmen, mit immer knapperen IT-Budgets. Bei gleichzeitig gestiegenen gesetzlichen Anforderungen – Stichwort Compliance –, dem enorm anwachsenden digitalen Datenbestand und nicht zuletzt dem zunehmenden Kostendruck suchen Firmen und Organisationen aller Größen nach praktikablen Lösungen für die sichere Verwaltung ihrer digitalen Daten. On-Demand-Technologielösungen wie SaaS (Software-as-a-Service) und STaaS (Storage-as-a-Service) bieten hier interessante Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Iron Mountain Digital, Spezialistin für digitale Informationssicherung, hat daher die wichtigsten Punkte für die Wahl eines STaaS-Anbieters in einer Checkliste zusammengefasst.
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
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Auf die gesetzlich festgelegten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich das Finanzamt während einer Betriebsprüfung (Stichwort: Digitale Betriebsprüfung). Laut § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung muss jeder Gewerbetreibende bereits seit Januar 2002, ohne Einschränkung hinsichtlich Größe und Art des Unternehmens, steuerbezogene Informationen bis zu zehn Jahre in digital auswertbarer und strukturierter Form aufbewahren. Zeitraubendes Sichten unzähliger Mikrofilme und Aktenordner durch Finanzbeamte und Wirtschaftsprüfer sollte durch diese Vorschrift ebenso vermieden werden wie Dokumentationslücken.
Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig
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Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.
Digitalisierung von wichtigen Kulturgütern
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Weltweit sind in den letzten Jahrzehnten zahlreiche Initiativen entstanden, die sich der Digitalisierung von wichtigen Kulturgütern widmen. Sie alle verfolgen dabei das doppelte Ziel, die Werke vor übermäßiger Abnutzung zu schützen und sie über das Internet einem weltweiten Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen. Mittelfristig steht natürlich auch das Ziel im Raum, digitale Sicherheitskopien anzulegen, um im Falle einer Katastrophe möglichst originalgetreue Nachbildungen anfertigen zu können.