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Tipps für Social-Media-Verhaltensregeln


Security- und Compliance-Regeln: Mit der verstärkten Verbreitung von Social Media hat sich die Situation grundlegend verändert
Im Idealfall erweitern die Verhaltensregeln für Social Media die bereits vorhandenen IT-Security-Vorschriften im Unternehmen


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(29.08.11) - In vielen Unternehmen gibt es schon IT-Security-Regeln, die beispielsweise Vorschriften und Anweisungen enthalten, wie Mitarbeiter sich beim Surfen im Web verhalten sollen. Oft ist darin auch beschrieben, welche Gruppen von ihren Mitarbeitern in welchem Kontext allgemein zugängliche oder vertrauliche Daten - bei Bedarf verschlüsselt - an bestimmte Adressaten versenden dürfen.

Mit der verstärkten Verbreitung von Social Media hat sich die Situation noch einmal grundlegend verändert. Das gilt unabhängig davon, ob Unternehmen Mitarbeitern die Nutzung von Facebook, Twitter, LinkedIn oder Xing generell erlauben, oder ob die sozialen Medien zu einem festen Bestandteil einer umfassenden Kommunikationsstrategie werden. Darauf macht Websense jetzt aufmerksam.

Lesen Sie zum Thema "IT-Security" auch: IT SecCity.de (www.itseccity.de)

Im Idealfall erweitern die Verhaltensregeln für Social Media die bereits vorhandenen IT-Security-Vorschriften. Die Vorgaben zur Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit sollten genau beschreiben, auf welche Inhalte Mitarbeiter zugreifen können und welche Informationen sie in den sozialen Medien verbreiten dürfen. Die Instruktionen schützen Mitarbeiter und Unternehmen vor Links zu bösartigen Webseiten in Videos und Fotos, die etwa via Facebook verbreitet werden. Websense, eines der weltweit führenden Unternehmen im Bereich Unified-Web-, -Daten- und -E-Mail-Security, hat die sechs wichtigsten Regeln für Social-Media-Verhaltensregeln zusammengestellt, damit Unternehmen trotz aller Risiken auch die Chancen nutzen können.

1. Berufliche und private Nutzung abgrenzen: Jedes Unternehmen muss festlegen, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter Social-Media-Plattformen während der Arbeitszeit nutzen können. Das Spektrum reicht von jeder darf alles jederzeit bis zu einem generellen Verbot. Denkbar ist auch, dass die private Nutzung auf bestimmte Zeiten eingeschränkt ist, etwa während der Mittagspause. Setzt das Unternehmen Social Media in der öffentlichen Kommunikation ein, müssen die Richtlinien Angaben darüber enthalten, welche Gruppen von Mitarbeitern für das Unternehmen sprechen dürfen, darunter beispielsweise Angehörige der Personalabteilung, der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und des Marketings.

2. Aufklärung über Risiken: Einer der wichtigsten Punkte bei allen IT-Sicherheitsregeln ist die Aufklärung über die potenziellen Gefahren und Risiken, die aus Links auf Seiten mit Malware entstehen, wie sie in Blogs, User-Foren oder Social-Networking-Seiten ganz gezielt ausgestreut werden. Begleitend zu allen technischen IT-Security-Maßnahmen und zu den schriftlich formulierten Sicherheitsregeln sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen. Aufklärung und Sensibilisierung müssen fester Bestandteil der Sicherheitsmaßnahmen sein. An konkreten Beispielen aus der betrieblichen Praxis lässt sich leicht aufzeigen, welche Gefahren beim leichtsinnigen Umgang mit sensiblen Informationen drohen.

3. Offen Verantwortung übernehmen: Jeder Mitarbeiter ist für seine Aktivitäten auf Social-Media-Plattformen verantwortlich - dabei spielt es keine Rolle, ob er mit seinem Firmenrechner Social-Media-Plattformen privat oder beruflich nutzt. Alle Beiträge mit Bezug auf das Unternehmen müssen namentlich gekennzeichnet sein.

4. Gesetze und Vorschriften einhalten: Gerade weil, sich bei Social Media ungezwungene und offene Kommunikationsformen etabliert haben, müssen die Social-Media-Richtlinien dennoch einen Passus über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben enthalten. Auch hier gelten das Urheber- und Markenrecht sowie der Datenschutz. Dies betrifft alle vertraulichen persönlichen Daten und gilt ebenso für Betriebsgeheimnisse, beispielsweise aus der Produktentwicklung.

5. Technische Überwachung: Wichtig ist, die Kommunikationswege, auf denen vertrauliche Daten das Unternehmen verlassen können, genau zu kennen und zu überwachen. Neben E-Mail und Instant Messaging betrifft dies auch den Export einzelner Files mit Unternehmensbezug. Dazu ist Software zu installieren, die kontrolliert, wer, was, wohin und wie verschickt. Die Möglichkeiten der inhalts- und benutzerbasierten Kontrolle ergeben sich aus den Zugriffsregeln, wie sie der IT-Security-Beauftragte definiert hat.

6. Kommunikationsabteilung als Ansprechpartner: Wichtig ist schließlich, dass es für alle Fragen und Unsicherheiten rund um Social-Media-Aktivitäten Ansprechpartner in der Kommunikationsabteilung gibt. An diese sollten sich Mitarbeiter auch wenden, wenn sie bei ihrer Arbeit auf negative oder abwertende Beiträge über das Unternehmen und seine Produkte und Services aufmerksam werden.

"Auch wenn vieles selbstverständlich klingt, ist es notwendig, dass Unternehmen mit Social-Media-Richtlinien arbeiten. Sie bilden einen wichtigen öffentlich für alle zugänglichen Bezugsrahmen, der Risiken, aber Chancen verdeutlicht", sagt Michael Rudrich, Regional Director Central Europe bei Websense. "Die Gebote, Verbote und Hinweise sind das Eine. Zu bedenken ist aber auch: Social-Media-Aktivitäten von Unternehmen, sind nur dann erfolgreich, wenn die Organisationen ihren Mitarbeitern grundsätzlich vertrauen, gute Botschafter für das Unternehmen zu sein. Nicht zu vergessen: Je einfacher und klarer Social-Media-Richtlinien sind, desto leichter fällt es auch, sie zu beachten." (Websense: ra)

Websense: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Neues Telekommunikationsgesetz in Kraft Das neue Telekommunikationsgesetz ist in Kraft getreten. "Die Novelle trägt dazu bei, den Ausbau schneller Internetzugänge überall in Deutschland voranzutreiben", sagt Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf. So werden Gas- und Stromversorger verpflichtet, unter bestimmten Bedingungen Leerrohre für Internetkabel gegen Entgelt zur Verfügung zu stellen. Dadurch werden unnötige Kosten und zusätzliche Baustellen vermieden. Aber auch für Verbraucher ergeben sich Änderungen. Neue Regeln für Verträge und Tarife sorgen für einheitlichere Rechte der Kunden.

Insolvenzverfahren im Insolvenzverfahren Wird über das Vermögen eines Schuldners ein Insolvenzverfahren eröffnet, ist es nicht selten, dass das schuldnerische Unternehmen zunächst durch den Verwalter fortgeführt wird. Damit geht in der Regel die Bitte des Verwalters einher, das schuldnerische Unternehmen doch möglichst weiterhin zu beliefern, um eine Betriebsfortführung nicht zu gefährden. "Bei Weiterbelieferung des schuldnerischen Unternehmens ist jedoch äußerste Vorsicht geboten", erklärt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. "Es ist nämlich keineswegs so, dass man sich sicher sein kann, dass die Rechnungen auch tatsächlich bezahlt werden. Neben den Rechnungen, die man vor dem Insolvenzverfahren erteilt hat, besteht nämlich weiter die Gefahr, auch noch die Rechnungen für solche Lieferungen als uneinbringlich ausbuchen zu müssen, die erst auf Veranlassung des Insolvenzverwalters vorgenommen wurden. Und das, obwohl es sich dabei um vorrangig zu befriedigende 'Masseverbindlichkeiten' handelt."

Verschiedene Steueränderungen 2012 Ein Unternehmen gilt bei einer Betriebsunterbrechung oder Betriebsverpachtung im Ganzen bis zur ausdrücklichen Aufgabeerklärung als fortgeführt. Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, weist darauf hin, dass bei Betriebsaufgaben ab dem 05. November 2011 die Betriebsaufgabeerklärung ab dem vom Steuerpflichtigen gewählten Zeitpunkt anerkannt wird, wenn sie spätestens drei Monate danach dem Finanzamt vorliegt. Darüber hinaus macht Steuerberaterin Rau-Franz auf weitere Steueränderungen 2012 aufmerksam.

Fondsbeteiligung & elektronische Datenübermittlung In dem Bestreben nach Vereinfachung im Steuerverfahren forciert die Finanzverwaltung seit geraumer Zeit in allen Bereichen die Datenübermittlung auf elektronischem Wege. Für Steuerpflichtige und deren Berater geht dies jedoch selten mit einer Erleichterung einher. Darauf weist der SteuerberaterVerband e. V. Schleswig-Holstein hin. Nun müssen ab dem Veranlagungszeitraum 2011 auch Steuerpflichtige, die "Gewinneinkünfte" erzielen, ihre Einkommensteuererklärung mittels Internet übermitteln. Auf dem ersten Blick trifft diese Pflicht Gewerbetreibende und Freiberufler im Hauptberuf. Aber auch in dieser Neuerung steckt die Tücke im Detail.

Achtung bei der elektronischen Rechnung Der elektronische Verkehr gewinnt immer mehr an Bedeutung und hat insbesondere als E-Mail-Korrespondenz und in anderen Formen der Kommunikation die herkömmlichen Geschäftsformen verdrängt oder ersetzt. Diese Entwicklung macht auch vor der alltäglichen Buchhaltung nicht halt. Martin Ziemba, Vorstandsmitglied des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e. V. erklärt: "Elektronische Rechnungen sind gleichwertig zu Papierrechnungen." Auch Ein- und Ausgangsrechnungen sind hiervon betroffen. "Dies führt unter anderem dazu, dass die Schriftform vieler Rechnungen, die für die Einkommenssteuererklärung aufbewahrt werden müssen, durch eine elektronische Fassung der Rechnung ersetzt werden kann", erläutert Ziemba die Konsequenzen.

Asset-Deal und Share-Deal Jedem Gesellschafter-Geschäftsführer sollte regelmäßig bekannt sein, dass im Falle eines Betriebsübergangs im Sinne von § 613a BGB sowohl eine Schlechterstellung der Arbeitnehmer als auch eine Kündigung unwirksam ist. Doch die alles entscheidende Frage, ob tatsächlich ein Betriebsübergang vorliegt, kann regelmäßig ohne die Hinzuziehung eines rechtlichen Beraters nicht beantwortet werden, da insbesondere die Anzahl der zu dieser Thematik ergangenen höchstrichterlichen Entscheidungen für den juristischen Laien nicht zu überblicken sind.

Was man beachten muss: Verträge unter Verwandten Wenn man sich gegenseitig innerhalb der Familie etwas Gutes tun kann, dann wird man das in aller Regel auch machen. Das gilt für immaterielle Güter ebenso wie für materielle. Dabei kann der Fiskus eine positive Rolle spielen. Erkennt er doch Verträge unter Verwandten grundsätzlich dann an, wenn sie auch unter Fremden abgeschlossen sein könnten. Das gilt zum Beispiel für Darlehen innerhalb der Familien, für Arbeitsverträge und schließlich auch für Mietverträge. So bietet die Vermietung von Wohneigentum an Kinder oder Eltern durchaus Sparpotenzial, von dem beide Seiten profitieren: die eine von günstigeren Mieten und die andere von einer geringeren Steuerbelastung.

Längerer Arbeitsweg kann günstiger sein Arbeitnehmer können auch dann den längeren Weg zur Arbeit steuerlich geltend machen, wenn sie dadurch keinen erheblichen Zeitvorteil gegenüber der kürzesten Strecke haben. Grundsätzlich kann für die Entfernungspauschale für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte immer nur der kürzeste Weg berücksichtigt werden. Etwas anderes gilt ausnahmsweise, wenn eine andere Verbindung "offensichtlich verkehrsgünstiger" ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig genutzt wird. Der Ansicht der Finanzämter, die längere Strecke müsse mindestens eine Zeitersparnis von 20 Minuten einbringen, ist jetzt der Bundesfinanzhof mit zwei Urteilen (Az. VI R 19/11 und Az. VI R 46/10) entgegengetreten. Darauf wies der Steuerberaterverband Schleswig-Holstein jetzt hin.

Compliance-Leitfaden für Social Enterprises Axway stellte einen Leitfaden für Social Enterprises vor. Darin erfahren CIOs, welche wichtigen Schritte sie bei der Einbindung sozialer Technologien in die Wege leiten sollten, um für ein hohes Maß an Sicherheit, Compliance und Visualisierung ihrer geschäftlichen Interaktionen zu sorgen.

Finanzierung von "Steuersparimmobilien" Nicht nur in den klassischen Schrottimmobilienfällen der Neunziger Jahre, sondern gerade auch bei den seit dem Jahr 2002 vielfach vertriebenen sogenannten "Steuersparimmobilien" besteht oftmals dringender Handlungsbedarf. Marcus Hoffmann und Mirko Göpfert, geschäftsführende Partner der auf Bank-, Kapitalanlage- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei Hoffmann & Partner Rechtsanwälte in Nürnberg, raten: "Bei Unregelmäßigkeiten bezüglich ihrer Steuersparimmobilien sollten betroffene Anleger frühzeitig qualifizierten Rat suchen."

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