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Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung


Welche Kriterien müssen elektronisch versendete Rechnungen erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein?
Rechnungsstellung ohne qualifizierte digitale Signatur freigegeben


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(21.10.11) - Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes am 23. September durch Bundestag und Bundesrat sind für die Rechnungsstellung alle elektronischen Verfahren erlaubt, mit denen über einen zehnjährigen Nachweiszeitraum die Identität des Rechnungsstellers, die Unversehrtheit der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden können. Damit hat die Politik den Weg für die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung ohne qualifizierte digitale Signatur freigegeben.

Welche Kriterien müssen elektronisch versendete Rechnungen erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein?

1. Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist laut des Fragen-Antwort-Katalogs des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsstellers gesichert ist. Identitätsprüfungen über die Umsatzsteueridentifikationsnummer, Steuernummer und den vollständigen Namen des leistenden Unternehmens müssen vollzogen werden. Einige Dienste für die sichere und vertrauliche elektronische Kommunikation integrieren diese Prüfungen in ihren Service. Manuelle Prüfungen der Identität des Senders entfallen somit.

2. Validierung der Unversehrtheit der Rechnungen
Wurde der Inhalt der Rechnung nicht verändert? Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben nicht verändert worden sind. Die traditionelle E-Mail ist einfach zu manipulieren. Wird von der Originalrechnung zum Beispiel ein digitaler Fingerabdruck genommen und in einem unabhängigen "Clearing" gespeichert, kann jede beliebige Rechnung immer, auch Jahre später, automatisch auf Echtheit hin überprüft werden. Diese Unversehrtheitsprüfung ist jederzeit auf Abruf möglich.

3. Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit
Elektronische Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Für das BMF bedeutet Lesbarkeit eine "für das menschliche Auge lesbare Form". Die elektronische Rechnung muss vom Format her innerhalb des zehnjährigen Nachweiszeitraums vorgelegt werden können. Die ursprüngliche Rechnungsdatei ist aufzubewahren.

4. Vorhandensein eines innerbetrieblichen Prüfpfads
Verwenden Unternehmen keine qualifizierte digitale Signatur oder das EDI-Verfahren, sind sie dafür verantwortlich, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten, das einen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Zu prüfen, ob die Rechnung echt, unversehrt und inhaltlich korrekt ist, obliegt dem Rechnungsempfänger und entspricht auch dem bislang üblichen Prozedere. Es bedeutet für die betroffenen Unternehmen keine neue Aufzeichnungspflicht.

5. Zustimmungspflichtig
Was Unternehmen noch beachten müssen, ist, dass der Rechnungsempfänger dem Erhalt elektronischer Rechnungen zugestimmt haben muss. Er kann dazu ausdrücklich aufgefordert werden oder aber "stillschweigend" zustimmen, indem er mehrere elektronische Rechnungen ohne Widerspruch entgegennimmt. Ein Ablehnen ist auch möglich. Dann müssen die Rechnungen weiterhin in Papierform gesendet werden.
(Regify: ra)

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Neues Telekommunikationsgesetz in Kraft Das neue Telekommunikationsgesetz ist in Kraft getreten. "Die Novelle trägt dazu bei, den Ausbau schneller Internetzugänge überall in Deutschland voranzutreiben", sagt Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf. So werden Gas- und Stromversorger verpflichtet, unter bestimmten Bedingungen Leerrohre für Internetkabel gegen Entgelt zur Verfügung zu stellen. Dadurch werden unnötige Kosten und zusätzliche Baustellen vermieden. Aber auch für Verbraucher ergeben sich Änderungen. Neue Regeln für Verträge und Tarife sorgen für einheitlichere Rechte der Kunden.

Insolvenzverfahren im Insolvenzverfahren Wird über das Vermögen eines Schuldners ein Insolvenzverfahren eröffnet, ist es nicht selten, dass das schuldnerische Unternehmen zunächst durch den Verwalter fortgeführt wird. Damit geht in der Regel die Bitte des Verwalters einher, das schuldnerische Unternehmen doch möglichst weiterhin zu beliefern, um eine Betriebsfortführung nicht zu gefährden. "Bei Weiterbelieferung des schuldnerischen Unternehmens ist jedoch äußerste Vorsicht geboten", erklärt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. "Es ist nämlich keineswegs so, dass man sich sicher sein kann, dass die Rechnungen auch tatsächlich bezahlt werden. Neben den Rechnungen, die man vor dem Insolvenzverfahren erteilt hat, besteht nämlich weiter die Gefahr, auch noch die Rechnungen für solche Lieferungen als uneinbringlich ausbuchen zu müssen, die erst auf Veranlassung des Insolvenzverwalters vorgenommen wurden. Und das, obwohl es sich dabei um vorrangig zu befriedigende 'Masseverbindlichkeiten' handelt."

Verschiedene Steueränderungen 2012 Ein Unternehmen gilt bei einer Betriebsunterbrechung oder Betriebsverpachtung im Ganzen bis zur ausdrücklichen Aufgabeerklärung als fortgeführt. Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, weist darauf hin, dass bei Betriebsaufgaben ab dem 05. November 2011 die Betriebsaufgabeerklärung ab dem vom Steuerpflichtigen gewählten Zeitpunkt anerkannt wird, wenn sie spätestens drei Monate danach dem Finanzamt vorliegt. Darüber hinaus macht Steuerberaterin Rau-Franz auf weitere Steueränderungen 2012 aufmerksam.

Fondsbeteiligung & elektronische Datenübermittlung In dem Bestreben nach Vereinfachung im Steuerverfahren forciert die Finanzverwaltung seit geraumer Zeit in allen Bereichen die Datenübermittlung auf elektronischem Wege. Für Steuerpflichtige und deren Berater geht dies jedoch selten mit einer Erleichterung einher. Darauf weist der SteuerberaterVerband e. V. Schleswig-Holstein hin. Nun müssen ab dem Veranlagungszeitraum 2011 auch Steuerpflichtige, die "Gewinneinkünfte" erzielen, ihre Einkommensteuererklärung mittels Internet übermitteln. Auf dem ersten Blick trifft diese Pflicht Gewerbetreibende und Freiberufler im Hauptberuf. Aber auch in dieser Neuerung steckt die Tücke im Detail.

Achtung bei der elektronischen Rechnung Der elektronische Verkehr gewinnt immer mehr an Bedeutung und hat insbesondere als E-Mail-Korrespondenz und in anderen Formen der Kommunikation die herkömmlichen Geschäftsformen verdrängt oder ersetzt. Diese Entwicklung macht auch vor der alltäglichen Buchhaltung nicht halt. Martin Ziemba, Vorstandsmitglied des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e. V. erklärt: "Elektronische Rechnungen sind gleichwertig zu Papierrechnungen." Auch Ein- und Ausgangsrechnungen sind hiervon betroffen. "Dies führt unter anderem dazu, dass die Schriftform vieler Rechnungen, die für die Einkommenssteuererklärung aufbewahrt werden müssen, durch eine elektronische Fassung der Rechnung ersetzt werden kann", erläutert Ziemba die Konsequenzen.

Asset-Deal und Share-Deal Jedem Gesellschafter-Geschäftsführer sollte regelmäßig bekannt sein, dass im Falle eines Betriebsübergangs im Sinne von § 613a BGB sowohl eine Schlechterstellung der Arbeitnehmer als auch eine Kündigung unwirksam ist. Doch die alles entscheidende Frage, ob tatsächlich ein Betriebsübergang vorliegt, kann regelmäßig ohne die Hinzuziehung eines rechtlichen Beraters nicht beantwortet werden, da insbesondere die Anzahl der zu dieser Thematik ergangenen höchstrichterlichen Entscheidungen für den juristischen Laien nicht zu überblicken sind.

Was man beachten muss: Verträge unter Verwandten Wenn man sich gegenseitig innerhalb der Familie etwas Gutes tun kann, dann wird man das in aller Regel auch machen. Das gilt für immaterielle Güter ebenso wie für materielle. Dabei kann der Fiskus eine positive Rolle spielen. Erkennt er doch Verträge unter Verwandten grundsätzlich dann an, wenn sie auch unter Fremden abgeschlossen sein könnten. Das gilt zum Beispiel für Darlehen innerhalb der Familien, für Arbeitsverträge und schließlich auch für Mietverträge. So bietet die Vermietung von Wohneigentum an Kinder oder Eltern durchaus Sparpotenzial, von dem beide Seiten profitieren: die eine von günstigeren Mieten und die andere von einer geringeren Steuerbelastung.

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Compliance-Leitfaden für Social Enterprises Axway stellte einen Leitfaden für Social Enterprises vor. Darin erfahren CIOs, welche wichtigen Schritte sie bei der Einbindung sozialer Technologien in die Wege leiten sollten, um für ein hohes Maß an Sicherheit, Compliance und Visualisierung ihrer geschäftlichen Interaktionen zu sorgen.

Finanzierung von "Steuersparimmobilien" Nicht nur in den klassischen Schrottimmobilienfällen der Neunziger Jahre, sondern gerade auch bei den seit dem Jahr 2002 vielfach vertriebenen sogenannten "Steuersparimmobilien" besteht oftmals dringender Handlungsbedarf. Marcus Hoffmann und Mirko Göpfert, geschäftsführende Partner der auf Bank-, Kapitalanlage- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei Hoffmann & Partner Rechtsanwälte in Nürnberg, raten: "Bei Unregelmäßigkeiten bezüglich ihrer Steuersparimmobilien sollten betroffene Anleger frühzeitig qualifizierten Rat suchen."

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E-Bilanz verlangt detailliertere Pflichtangaben 10-Punkte-Leitfaden zum Thema "Schrottimmobilie"