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Langzeitarchivierung und Sicherheit


Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten
Checkliste bietet Anwenderunternehmen eine Orientierungshilfe im Auswahlprozedere eines zukunftsfähigen Langzeitarchivs


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(06.09.11) - Wann ist ein System zur Langzeitarchivierung zukunftsfähig? Mit dieser Frage beschäftigen sich Unternehmen, die aktuell eine geeignete Lösung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten einführen möchten. Die Notwendigkeit, sich für ein geeignetes System zu entscheiden, besteht einerseits aufgrund von Compliance-Anforderungen: Zahlreiche Gesetze sowie auch interne Vorschriften regeln die Aufbewahrungspflicht für rechtlich und steuerlich relevante Dokumente, wobei diese gleichzeitig vor Manipulation geschützt werden müssen.

Andererseits stoßen heute in vielen Unternehmen die bereits vorhandenen Lösungen an Kapazitätsgrenzen, sind z.T. technisch überaltert oder erweisen sich als zu kostspielig. Es ist daher lohnend, die am Markt bestehenden Lösungen im Detail unter die Lupe zu nehmen und zu vergleichen. So stecken etwa in der Hardwarebindung mancher Technologie erhebliche Kostenfallen. Weitere wesentliche Punkte im Auswahlprozedere sind die Skalierbarkeit der Lösungen sowie das jeweilige Lizenzmodell.

Eine Checkliste, zusammengestellt von der iTernity GmbH, gibt Unternehmen wichtige Entscheidungskriterien an die Hand. Die Archiv-Experten raten dazu, die in Frage kommenden Lösungen und Angebote anhand der drei Eigenschaften Flexibilität, Kosteneffizienz und Sicherheit zu prüfen und zu bewerten.

Flexibilität der Lösung:
>> Ein Langzeitarchiv sollte flexibel in jeder IT-Infrastruktur eingesetzt werden können, beispielsweise mit einem Standalone-File-Server oder auch mit NAS-SAN-Speichern.

>> Das Langzeitarchiv muss offen sein für künftige Technologiewechsel. Es sollte hierfür auch reibungslose Migrationen der Archivdaten auf Speicherebene unterstützen.

>> Die Unabhängigkeit von Hardware-Herstellern ist wichtig, damit auch bei einem Herstellerwechsel die jeweilige Speicher-Hardware mit der Archivlösung genutzt werden kann.

>> Die Option zur Virtualisierung der Langzeitarchivlösung sollte unterstützt werden – idealerweise auch in Kombination mit einer SAN-Virtualisierung.

Kosteneffizienz der Lösung:
>> Die Total Cost of Ownership (TCO) lassen sich niedrig halten, wenn die Archiv-Lösung nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist. Dies ermöglicht Zukunftssicherheit ohne eine erneute Lizenzierung bei Hardware- und Technologie-Wechsel sowie Migrationen.

>> Ein Investitionsschutz ist gegeben, wenn die Lösung unabhängig von einer bestimmten Speicherhardware einsetzbar ist. Dadurch kann zum Beispiel vorhandener Speicher für die Archivierung genutzt werden.

>> Das Lizenzmodell muss übersichtlich und einfach gestaltet sein (beispielsweise auf der Basis des Netto-Archivvolumens). Nur so sind mögliche Folgekosten abzuschätzen.

>> Im laufenden Betrieb darf das Langzeitarchiv nur einen niedrigen Administrations- und Wartungsaufwand erfordern.

>> Komprimiert das Langzeitarchiv die zu archivierenden Daten, kann dies bis zu 50 Prozent des Speicherplatzes einsparen.

>> Die Einführung eines Langzeitarchivs sollte kein ausuferndes Projekt sein. Eine schnelle Implementierung ist zu empfehlen, beispielsweise mit einer vorinstallierten Appliance des Lieferanten.

Sicherheit der Lösung:
>> Die Verwendung von 512-Bit-Hash-Werten schützt die Daten im Langzeitarchiv vor Manipulationen. Aufgrund des Hash-Werts kann eine Verifizierung der Daten erfolgen. Archive, die diesen objektorientierten Ansatz unterstützen, ermöglichen auch ein Self-Healing des Archivs, wenn die Daten an mehreren Standorten vorgehalten werden.

>> Die Datenverschlüsselung im Langzeitarchiv mit 256 Bit schützt die abgelegten Dokumente vor unbefugten Zugriffen. Verschlüsselungen nach dem Advanced Encryption Standard (AES) bieten dem Unternehmen höchste Sicherheit.

>> Hochverfügbare Konfigurationen des Langzeitarchivs unterstützen verschiedene Failover-Szenarien und federn technische Ausfälle ab.

>> Die Zertifizierung eines Langzeitarchivs, beispielsweise durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG oder andere übergeordnete Instanzen, belegt dessen technische Eignung in einem Gesamtprozess, der entsprechend der gesetzlichen Vorgaben umgesetzt wurde.

>> "Die wichtigste Frage, die sich Organisationen bei der Auswahl eines Langzeitarchivs zum heutigen Zeitpunkt stellen, ist folgende: Entspricht es auch morgen noch den technischen Rahmenbedingungen und wie sieht die Gesamtkostenentwicklung aus? Wegen der zu erwartenden Technologiesprünge und neuer Anforderungen aus den Unternehmen selbst, aber auch aufgrund neuer Compliance-Vorgaben, sollten Unternehmen für alle Fälle vorbereitet sein und ein offenes, flexibles sowie auf Standards basierendes System einsetzen. Unsere Checkliste hilft bei der Bewertung der am Markt angebotenen Systeme", erläutert Georg Csajkas, Senior Product Manager bei der iTernity GmbH. (iTernity: ra)

iTernity: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Neues Telekommunikationsgesetz in Kraft Das neue Telekommunikationsgesetz ist in Kraft getreten. "Die Novelle trägt dazu bei, den Ausbau schneller Internetzugänge überall in Deutschland voranzutreiben", sagt Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf. So werden Gas- und Stromversorger verpflichtet, unter bestimmten Bedingungen Leerrohre für Internetkabel gegen Entgelt zur Verfügung zu stellen. Dadurch werden unnötige Kosten und zusätzliche Baustellen vermieden. Aber auch für Verbraucher ergeben sich Änderungen. Neue Regeln für Verträge und Tarife sorgen für einheitlichere Rechte der Kunden.

Insolvenzverfahren im Insolvenzverfahren Wird über das Vermögen eines Schuldners ein Insolvenzverfahren eröffnet, ist es nicht selten, dass das schuldnerische Unternehmen zunächst durch den Verwalter fortgeführt wird. Damit geht in der Regel die Bitte des Verwalters einher, das schuldnerische Unternehmen doch möglichst weiterhin zu beliefern, um eine Betriebsfortführung nicht zu gefährden. "Bei Weiterbelieferung des schuldnerischen Unternehmens ist jedoch äußerste Vorsicht geboten", erklärt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. "Es ist nämlich keineswegs so, dass man sich sicher sein kann, dass die Rechnungen auch tatsächlich bezahlt werden. Neben den Rechnungen, die man vor dem Insolvenzverfahren erteilt hat, besteht nämlich weiter die Gefahr, auch noch die Rechnungen für solche Lieferungen als uneinbringlich ausbuchen zu müssen, die erst auf Veranlassung des Insolvenzverwalters vorgenommen wurden. Und das, obwohl es sich dabei um vorrangig zu befriedigende 'Masseverbindlichkeiten' handelt."

Verschiedene Steueränderungen 2012 Ein Unternehmen gilt bei einer Betriebsunterbrechung oder Betriebsverpachtung im Ganzen bis zur ausdrücklichen Aufgabeerklärung als fortgeführt. Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, weist darauf hin, dass bei Betriebsaufgaben ab dem 05. November 2011 die Betriebsaufgabeerklärung ab dem vom Steuerpflichtigen gewählten Zeitpunkt anerkannt wird, wenn sie spätestens drei Monate danach dem Finanzamt vorliegt. Darüber hinaus macht Steuerberaterin Rau-Franz auf weitere Steueränderungen 2012 aufmerksam.

Fondsbeteiligung & elektronische Datenübermittlung In dem Bestreben nach Vereinfachung im Steuerverfahren forciert die Finanzverwaltung seit geraumer Zeit in allen Bereichen die Datenübermittlung auf elektronischem Wege. Für Steuerpflichtige und deren Berater geht dies jedoch selten mit einer Erleichterung einher. Darauf weist der SteuerberaterVerband e. V. Schleswig-Holstein hin. Nun müssen ab dem Veranlagungszeitraum 2011 auch Steuerpflichtige, die "Gewinneinkünfte" erzielen, ihre Einkommensteuererklärung mittels Internet übermitteln. Auf dem ersten Blick trifft diese Pflicht Gewerbetreibende und Freiberufler im Hauptberuf. Aber auch in dieser Neuerung steckt die Tücke im Detail.

Achtung bei der elektronischen Rechnung Der elektronische Verkehr gewinnt immer mehr an Bedeutung und hat insbesondere als E-Mail-Korrespondenz und in anderen Formen der Kommunikation die herkömmlichen Geschäftsformen verdrängt oder ersetzt. Diese Entwicklung macht auch vor der alltäglichen Buchhaltung nicht halt. Martin Ziemba, Vorstandsmitglied des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e. V. erklärt: "Elektronische Rechnungen sind gleichwertig zu Papierrechnungen." Auch Ein- und Ausgangsrechnungen sind hiervon betroffen. "Dies führt unter anderem dazu, dass die Schriftform vieler Rechnungen, die für die Einkommenssteuererklärung aufbewahrt werden müssen, durch eine elektronische Fassung der Rechnung ersetzt werden kann", erläutert Ziemba die Konsequenzen.

Asset-Deal und Share-Deal Jedem Gesellschafter-Geschäftsführer sollte regelmäßig bekannt sein, dass im Falle eines Betriebsübergangs im Sinne von § 613a BGB sowohl eine Schlechterstellung der Arbeitnehmer als auch eine Kündigung unwirksam ist. Doch die alles entscheidende Frage, ob tatsächlich ein Betriebsübergang vorliegt, kann regelmäßig ohne die Hinzuziehung eines rechtlichen Beraters nicht beantwortet werden, da insbesondere die Anzahl der zu dieser Thematik ergangenen höchstrichterlichen Entscheidungen für den juristischen Laien nicht zu überblicken sind.

Was man beachten muss: Verträge unter Verwandten Wenn man sich gegenseitig innerhalb der Familie etwas Gutes tun kann, dann wird man das in aller Regel auch machen. Das gilt für immaterielle Güter ebenso wie für materielle. Dabei kann der Fiskus eine positive Rolle spielen. Erkennt er doch Verträge unter Verwandten grundsätzlich dann an, wenn sie auch unter Fremden abgeschlossen sein könnten. Das gilt zum Beispiel für Darlehen innerhalb der Familien, für Arbeitsverträge und schließlich auch für Mietverträge. So bietet die Vermietung von Wohneigentum an Kinder oder Eltern durchaus Sparpotenzial, von dem beide Seiten profitieren: die eine von günstigeren Mieten und die andere von einer geringeren Steuerbelastung.

Längerer Arbeitsweg kann günstiger sein Arbeitnehmer können auch dann den längeren Weg zur Arbeit steuerlich geltend machen, wenn sie dadurch keinen erheblichen Zeitvorteil gegenüber der kürzesten Strecke haben. Grundsätzlich kann für die Entfernungspauschale für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte immer nur der kürzeste Weg berücksichtigt werden. Etwas anderes gilt ausnahmsweise, wenn eine andere Verbindung "offensichtlich verkehrsgünstiger" ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig genutzt wird. Der Ansicht der Finanzämter, die längere Strecke müsse mindestens eine Zeitersparnis von 20 Minuten einbringen, ist jetzt der Bundesfinanzhof mit zwei Urteilen (Az. VI R 19/11 und Az. VI R 46/10) entgegengetreten. Darauf wies der Steuerberaterverband Schleswig-Holstein jetzt hin.

Compliance-Leitfaden für Social Enterprises Axway stellte einen Leitfaden für Social Enterprises vor. Darin erfahren CIOs, welche wichtigen Schritte sie bei der Einbindung sozialer Technologien in die Wege leiten sollten, um für ein hohes Maß an Sicherheit, Compliance und Visualisierung ihrer geschäftlichen Interaktionen zu sorgen.

Finanzierung von "Steuersparimmobilien" Nicht nur in den klassischen Schrottimmobilienfällen der Neunziger Jahre, sondern gerade auch bei den seit dem Jahr 2002 vielfach vertriebenen sogenannten "Steuersparimmobilien" besteht oftmals dringender Handlungsbedarf. Marcus Hoffmann und Mirko Göpfert, geschäftsführende Partner der auf Bank-, Kapitalanlage- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei Hoffmann & Partner Rechtsanwälte in Nürnberg, raten: "Bei Unregelmäßigkeiten bezüglich ihrer Steuersparimmobilien sollten betroffene Anleger frühzeitig qualifizierten Rat suchen."

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