Gesetzlich verordnetes Chaos?
Compliance im HR-Bereich: Statt Struktur in die Lohnabrechnung zu bringen, stiften die Neuregelungen Verwirrung in Personalabteilungen
Personal 2011: Fullservice erledigt die Personalabrechnung für alle Branchen selbstständig und setzt Gesetzesänderungen sofort um
(28.03.11) - Mit den Änderungen, die die Bundesregierung für das Jahr 2011 beschlossen hat, kehrt in den meisten Personalabteilungen Verunsicherung ein: Die neuen Vorgaben nach dem ELENA-Verfahren – wie die ausschließlich elektronische Beantragung von Krank-Erstattungen, Mutterschaftsgeld und Beschäftigungs-verboten – sowie das Zahlstellenverfahren führen dazu, dass in vielen Unternehmen ein erhöhter Schulungs- und Zeitaufwand für die Abwicklung der monatlichen Abrechnung eingeplant werden muss.
Da die ständigen Umstellungen für einige Betriebe organisatorisch nicht mehr zu bewältigen sind, setzen immer mehr Firmen auf eine externe Bearbeitung der Lohnabrechnung durch spezialisierte Dienstleister.
Das Detmolder Unternehmen KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH bietet einen Fullservice an, durch den die Personalabrechnung für alle Branchen selbstständig erledigt und Gesetzesänderungen sofort umgesetzt werden. Alternativ kann auch das Software-Programm "Kdvlohn" als Teil-Outsourcing ohne Administration durch den Dienstleister gebucht werden. Auf der "Personal 2011" (6. und 7. April in Hamburg und 13. und 14. April in München) werden beide Systeme interessierten Besuchern veranschaulicht vorgestellt.
Mitarbeiter in der Personalabteilung müssen über jede kleinste gesetzliche Veränderung in der Lohnabrechnung informiert sein. In einigen Branchen sind zusätzliche Vorgaben durch Tarif- oder Hausverträge zu beachten, so zum Beispiel die besondere Stundenkontenverwaltung in der Baubranche. Hinzu kommen der Schriftverkehr mit Krankenkassen und jede Menge Nachweise und Bescheinigungen für verschiedene Stellen und Behörden. Die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich ELENA haben bisher nicht – wie geplant – eine Verringerung der Kosten beim Arbeitgeber zur Folge. Stattdessen wird der erhöhte Aufwand für die Mitarbeiter zum Zeit- und Organisationsproblem.
Die KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH bietet deshalb einen umfassenden Fullservice an, durch den die administrative Verwaltung der Lohnabrechnung selbstständig ausgeführt wird und Gesetzesänderungen unmittelbar verarbeitet werden. Der Kunde kann die monatlichen Daten per Fax, Post oder in Form von Dateien bereitstellen. Die Vorgehensweise wird mit jedem Kunden individuell abgestimmt.
Neben der Lohnabrechnung selbst werden alle erforderlichen Nachweise, Meldungen und Bescheinigungen fristgerecht an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Zahlungsdateien wie Lohn und Gehalt sowie Krankenkassenbeiträge werden einschließlich der Begleitunterlagen an den Auftraggeber geschickt. Alternativ kann dem Kunden ein eingeschränktes Zugriffsrecht auf die eigene Datenbank eingeräumt werden. Die Zertifizierung des EDV-Dienstleisters nach dem Bundesdatenschutzgesetz garantiert, dass mit den fremden Firmen- und Personaldaten vertraulich und sicher umgegangen wird.
Neben diesem Basismodul gibt es Zusatzleistungen, die individuell ergänzt werden können. Hierzu gehört beispielsweise das Erstellen einer elektronischen Personalakte. Dafür werden Dokumente wie Zeugnisse und Arbeitsverträge gescannt und in einem geschützten Archiv abgelegt. Auch hierfür können Zugriffsrechte für Mitarbeiter des Unternehmens eingerichtet werden. Eine weitere Zusatzleistung umfasst die Vorbereitung und Begleitung von Betriebsprüfungen. Dafür stellt KDV Räumlichkeiten zur Verfügung und richtet für den Prüfer einen Zugriff auf die entsprechende Datenbank ein.
Zum Service gehört ferner das Angebot eines Teil-Outsourcings: Hierbei erfasst das Unternehmen die monatlich zu berücksichtigenden Daten im Programm "Kdvlohn" selbst und versendet diese verschlüsselt zur weiteren Bearbeitung an das Rechenzentrum. Der Vorteil besteht nicht nur darin, dass die gesetzlichen Änderungen vom Dienstleister überwacht und umgesetzt, sondern neben einer kostenlosen Hotline auch alle erforderlichen Daten an nachgelagerte Stellen – DEÜV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigung oder auch Lohnsteueranmeldung – automatisch weitergeleitet werden. (KDV Kanne Datenverarbeitung: ra)
KDV Kanne Datenverarbeitung: Steckbrief
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