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Neue NF-e 2.0-Auflagen in Brasilien

Compliance bei Rechnungen in Brasilien: Ergänzungen zu den erst unlängst in Kraft getretenen Nota Fiscal-Bestimmungen für Brasilien
Die Crossgate-Services für globales e-Invoicing sollen gesetzeskonformes e-Invoicing nach den neuen Vorschriften auch ohne Studium der mehr als 200 Seiten langen Änderungen zur Nota Fiscal Electrônica (NF-e) garantieren

(27.10.10) - Schon wieder gibt es eine Gesetzesänderung bei den Zollbestimmungen in einem südamerikanischen Land: Brasilien präsentierte vor kurzem einen 200-seitigen Katalog mit Nachbesserungen zur erst unlängst erlassenen "Notal Fiscal Electrônica". Unternehmen sind gut beraten, der "Novellierungs-Wut" der südamerikanischen Handelspartner mit einer flexiblen e-Invoicing-Lösung zu begegnen, sagt Crossgate.

Crossgate-Kunden, die die schlüsselfertige e-Invoivcing-Lösung für Lateinamerika bereits einsetzen, sollen vor der Gesetzesänderung gewappnet sein: Das Update auf die neuen Bestimmungen der NF-e 2.0 ist für sie kostenlos, da solche Anpassungen inklusive sind. Crossgate garantiert dasselbe für seine e-Invoicing-Lösungen in ganz Südamerika.

Die gesetzlichen Vorschriften haben sich Anfang 2010 in Brasilien entscheidend geändert. Damals ersetzte die elektronische Rechnung, die so genannte Nota Fiscal Electrônica (NF-e), die herkömmliche, papierbasierte Nota fiscal. Die erste Runde dieser Neuregelungen sah vor, dass die steuerrechtlich relevante Rechnungsanmeldung bei Warenbewegungen durch elektronische Daten erfolgt, die mit einer digitalen Signatur versehen und in einem bestimmten regierungskonformen XML-Format übermittelt werden müssen.

Wenn die Polizei oder die Zollbehörden einen Lieferwagen kontrollieren und dabei eine Abweichung zwischen dem Frachtbrief (DANF-e) und dem autorisierten Datenbankeintrag beim SEFAZ feststellen, drohen den Firmen harte Strafen und Geldbußen.

Herkömmliche ERP-Systeme seien nicht darauf ausgelegt, diese Prozesse zu unterstützen, sagt Crossgate.

Viele Unternehmen haben bereits große Probleme, wenn es nur darum geht, die Freigabe für die erforderlichen Dokumente zu bekommen. Umso schwieriger ist es, die sich ständig ändernden NF-e-Regelungen der SEFAZ fristgerecht umzusetzen.

Aus diesem Grund sei es empfehlenswert, einen Dienstleister, zu Rate zu ziehen.

Die Crossgate-Lösung enthält ein Cockpit, das die Überwachung und Validierung in Echtzeit und zwar innerhalb des bestehenden ERP-Systems bietet. Anwender können also in ihrer gewohnten Umgebung weiter arbeiten. Damit wird sowohl die Akzeptanz erhöht, als auch die Kosten für Training und Change-Management auf ein Minimum reduziert.

Mit der NF-e 2.0 gibt es aktuell wieder entscheidende Neuerungen: Unternehmen, die in oder mit Brasilien Geschäftsbeziehungen unterhalten, müssen mit ihrer Lösung für die Datenübermittlung an die SAFAZ jetzt noch mehr Anforderungen bezüglich des Echtzeit-Reportings gerecht werden. Damit wird die Gefahr, dass eine Rechnung zurückgewiesen oder eine Warenlieferung aufgehalten wird, deutlich größer.

Die neuen Bestimmungen sind in einem 200 Seiten umfassenden Update-Handbuch festgelegt, in dem es um solche Dinge wie zusätzliche Felder, ergänzende Codes, extra Validierungen auf den Seiten des SEFAZ und Änderungen in der Kontingenz-Prozessregelung geht.

"Die Anforderungen der brasilianischen Regierung an die e-Invoicing-Abläufe waren schon immer sehr detailliert und die neuerlichen Änderungen machen den ganzen Vorgang noch einmal komplexer", erklärt Oliver van der Linden, Vice President Crossgate AG. "Wir haben diese neuen Bestimmungen vollumfänglich analysiert und unsere Lösung entsprechend adaptiert. Das heißt, wir bieten wie gewohnt wertvolle Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Anforderungen für regelkonformes e-Invoicing, und zwar sowohl inbound als auch outbound." (Crossgate: ra)

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Compliance und Business Continuity Die retarus GmbH erweitert ihr Angebot an Messaging Services um einen Service zur automatischen Ablage und Aufbewahrung der E-Mail-basierenden Geschäftskommunikation. Retarus Enterprise Message Retention ermöglicht es Unternehmen mit beliebig großem Mail-Aufkommen, ihre ein- und ausgehenden E-Mail-Nachrichten langfristig, verschlüsselt und jederzeit schnell wiederauffindbar aufzubewahren. Retarus sorgt damit für Business Continuity und unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen sowie wichtige gesetzliche und steuerbehördliche Bestimmungen zu erfüllen.

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Langfristige und sichere Datenlagerung Langfristige Datensicherung wird immer wichtiger. Gesetzliche Schadensersatzvorschriften schreiben zum Beispiel für relevante Informationen Lagerungsfristen von bis zu 30 Jahren vor. Kroll Ontrack kooperiert ab sofort mit der BSG-Wüst Data Security GmbH. Im Rahmen der "BSG-Wüst DataDepot"-Dienste für eine langfristige und sichere Datenlagerung bietet Kroll Ontrack vor der Einlagerung der Daten die Sichtung, Indizierung und wenn nötig die Überspielung auf neue, geeignete einheitliche Medien an. Außerdem überprüft Kroll Ontrack im Anschluss regelmäßig, ob die Daten noch ausgelesen und auch im Ernstfall schnellstmöglich erschlossen werden könnten.