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Archivierung: Schlüssel zu Compliance

Compliance-Regelungen für Archive: Komplexität und Aufwand für Compliance nimmt erheblich zu - Grundsätzlich gilt: Mittelständler müssen gleiche Regeln wie Großunternehmen beachten
Die E-Mail-Archivierung gewinnt angesichts der E-Mail-Flut in den Unternehmen und den sich parallel verschärfenden rechtlichen Vorschriften an Bedeutung

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Matthias Rabeneck:

Nichts geht ohne Daten - auch nicht Compliance, Bild: Hitachi data Systems

Von Matthias Rabeneck*

(10.08.07) - Die Zahl und Bedeutung nationaler und internationaler gesetzlicher Regelungen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen steigt kontinuierlich an. Nicht zuletzt war es das Fehlverhalten einiger Manager in den letzten Jahren, das zur deutlichen Verschärfung der gesetzlichen und außergesetzlichen Regelwerke (z.B. durch die Börsenaufsicht) in vielen Ländern geführt hat. So ist der viel zitierte Sarbanes-Oxley Act (SOX) in den USA 2002 als direkte Reaktion auf die Bilanzskandale der Konzerne Enron und Worldcom entstanden. Damit wurde eine weit reichende persönliche Haftung des Vorstands für falsch publizierte Informationen und für die Funktionsfähigkeit des Kontrollsystems installiert.

Die Zeche für die Korruption weniger Firmen zahlen alle Unternehmen: Sie müssen die strengen Anforderungen dieser relativ neuen Regelwerke erfüllen. In Deutschland sind dies beispielsweise die Datenschutzgesetze oder das KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich zur Verbesserung der Corporate Governance in deutschen Unternehmen). Auf europäischem Level wird die Richtlinie Basel II (Vorschrift zur Schaffung eines risikobewussteren Kapitalrahmens in internationalen Geldinstituten) relevant. International ausgerichtete Unternehmen sind auch noch von US-amerikanischen Gesetzen wie SOX oder IAS (International Accounting Standards) betroffen, die die Unternehmensberichterstattung verbessern sollen.

Was auch immer heute schon auf ein Unternehmen zutreffen mag: Es wird noch mehr. Dann die Experten sind sich einig, dass die Anforderungen für die Einhaltung der regulativer Vorgaben in den nächsten Jahren weiter ansteigen werden. Dabei kann es bereits jetzt eine große Herausforderung sein, aktuelle konkrete Informationen über die Anforderungen bei der Umsetzung und Einhaltung der Richtlinien zu erhalten – ganz zu schweigen von Handlungsanweisungen. Dies beginnt mit der Frage, welche Vorgaben überhaupt von dem individuellen Unternehmen eingehalten werden müssen. Grundsätzlich gilt, dass Mittelständler die gleichen Regeln, die für Großunternehmen gelten, beachten müssen. Im Rahmen der Verhältnismäßigkeit ist ihnen aber etwas mehr Freiheit erlaubt. In dem Maße, in dem Unternehmen komplexer und internationaler werden, nehmen auch die Komplexität und der Aufwand für Compliance erheblich zu. Für manche Branchen gelten zusätzliche Vorschriften – etwa für Banken, Finanzunternehmen oder auch für das Gesundheitswesen. Hier steht der Schutz von Kunden- bzw. Patientendaten im Vordergrund.

Compliance-Regelungen für Archive
Egal wie groß ein Unternehmen ist, ein Finanzbeamter muss bei Betriebsprüfungen auf Teile der Computersysteme zugreifen können. Dies besagen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU): Sie verpflichten Unternehmen, steuerrelevante Daten gemäß der Abgabenordnung in auswertbarer Form für eine Außenprüfung des Finanzamtes zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus müssen Unternehmen den "Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) entsprechen. Die GoBS regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Dokumente in elektronischen Buchführungs- sowie in revisionssicheren Archivierungssystemen. Die Ablage hat so zu erfolgen, dass Änderungen nicht mehr möglich sind, die Art der Ablage nachvollziehbar ist, die Informationen jederzeit verfügbar und unverzüglich für autorisierte Personen lesbar sind.

Für Finanzbuchhaltungsdaten, die auf jeden Fall für Betriebsprüfer relevant sind, schreiben die gesetzlichen Vorgaben eine revisionssichere Aufbewahrung vor. Zudem ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation laut GoBS Pflicht. Das bedeutet, dass alles was mit den steuerlich relevanten Daten passiert, dargestellt sein muss – von der Erstellung der Daten bis hin zur Archivierung. Darüber hinaus wird die Archivierung von vielen Gesetzen wie Handels- und Steuerrecht, Zivil- und Strafrecht, Signaturgesetz, Datenschutz, Urheberrecht, Betriebsverfassungsgesetz und Produkthaftungsgesetz geregelt. Wenn die Schriftform eines Dokuments nicht explizit vorgegeben ist, gelten für die elektronische Archivierung die gleichen Bedingungen wie für die Papierform. Eine durchgehende Verfahrensdokumentation ist in allen von der Archivierung betroffenen Bereichen von zentraler Bedeutung und Bestandteil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht.

E-Mail-Archivierung wird immer wichtiger
Die E-Mail-Archivierung gewinnt angesichts der zunehmenden E-Mail-Flut in den Unternehmen und den sich parallel verschärfenden rechtlichen Vorschriften an Bedeutung: Viele E-Mails enthalten geschäftskritische Informationen wie Verhandlungsvereinbarungen, Kundendaten oder Vertragsabsprachen. Rund 60 Prozent der E-Mails im Unternehmen sind für mindestens einen der folgenden Bereiche relevant: firmeninterne Dokumentation, Steuerrecht, Börsenaufsicht, BGB oder ZPO. Mit der Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz im Jahre 2002 gelten E-Mail vor Gericht stärker als Beweis. Für die Unternehmenspraxis bedeutet dies: Rechtsrelevante E-Mails sind im Original mit sämtlichen Anhängen jahrelang digital zu archivieren und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden.

Regeln für das aktive Archivieren
Ein intelligentes Archivierungskonzept stützt sich auf mehrere Regeln: Steuerrelevante Daten sollen unverändert, maschinell auswertbar und jederzeit für die Dauer von zehn Jahren zugänglich sein. Die Archivierung sollte eine dauerhafte Bewahrung von elektronischen Akten möglichst ohne Informationsverlust gewährleisten und einem internationalen Standard entsprechen.

Das Unternehmen hat dafür Sorge zu tragen, dass relevante Dokumente unveränderbar, verlustsicher, unter angemessenem Aufwand, in einer angemessenen Zeit, in ordnungsgemäßer Zuordnung und im gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht bereitstellbar sind. Alle archivierungsrelevanten Vorgänge müssen vollständig sein und alle vorgangs-, dokumenten- oder aktenbezogene Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen im Aktenzusammenhang enthalten. Ein wichtiger Aspekt ist die vorschriftsmäßige Klassifizierung von archivierungsfähigen und –notwendigen Daten und der dazugehörigen Geschäftsprozessregel.

Für eine lückenlose Historie sollten zusätzlich zu den einzelnen Daten sowohl die Metainformationen als auch die Zugriffsprotokolle archiviert werden, damit eine lückenlose Datenhistorie abgebildet werden kann. Die Revisionssicherheit muss garantiert sein – das heißt, dass Manipulierung und Veränderungen der archivierungsrelevanten Daten nach deren Erstellung ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind. Durch eine Rückwärtsabwicklung aller Vorgänge muss der ursprüngliche Zustand jedes einzelnen Datensatzes und der Dokumente zu rekonstruieren sein. Dies bezieht sich auf strukturierte und unstrukturierte Daten sowie auf die zugehörigen Metadaten. Bei rechtskritischen Daten sollte gewährleistet sein, dass sicherheitstechnische Maßnahmen, wie etwa digitale Signatur oder Authentifizierungs-Stempel einbezogen werden.

Archivierte Daten als Basis für Intelligenz
Nichts geht ohne Daten – auch nicht Compliance. Um all den Anforderungen an Compliance gerecht zu werden, müssen zunächst einmal die Firmendaten korrekt verwaltet und aufbewahrt werden. Eine intelligente Archivierungslösung kann einem Unternehmen schon viel Compliance-Arbeit ersparen. Die Datenarchivierungslösung sollte insbesondere auch vor dem Hintergrund des stetig steigenden Datenvolumens skalierbar sein. Die Themen Berechtigungen, Betriebskonzept, Datenmigration und Beschreibung der sachlogischen Zusammenhänge stellen hierbei zentrale Inhalte dar. Kurz, für Compliance ist ein gut strukturiertes und verwaltetes Archiv ein absolutes Muss. Doch Archivierung ist nicht nur eine Last, sondern kann durchaus auch – ohne sofort an Compliance zu denken – zum Vorteil werden. Immerhin können indizierte und damit schnell wiederauffindbare Daten jederzeit als Basis für Geschäftsentscheidungen dienen. (Hitachi Data Systems: ra)

* Matthias Rabeneck ist Marketing Director bei Hitachi Data Systems GmbH

Meldungen: Hintergrund

Fälschungen: Eine zunehmende Online-Bedrohung "If you can make it, they can fake it." Leider ist dieses Sprichwort nur allzu wahr. Der Handel mit gefälschten Waren betrifft heute fast alle Branchen und Produkte, von Luxusgütern und Technologieprodukten mit entsprechend hoher Marge bis hin zu eher margenschwachen Verbrauchsartikeln wie Batterien, Shampoo, Kraftstoff und Nahrungsmitteln. Und das Problem breitet sich aus. Nicht zuletzt, weil immer mehr gefälschte Waren hergestellt werden, und zwar vor allem in Ländern wie China, wo die Produktionskapazitäten förmlich explodieren (89 Prozent aller beschlagnahmten Fälschungen stammen von dort).

Gefahren beim Online-Banking Millionen Europäer nutzen heute Online-Banking – obwohl Umfragen zeigen, dass 85 Prozent der europäischen Verbraucher Sicherheitsbedenken bei der Nutzung von Finanzdienstleistungen im Internet haben. Dass die Bedenken begründet sind, lässt sich fast im Wochenrhythmus in den Zeitungen nachlesen: Ständig kann man Nachrichten über gestohlene Identitäten, verlorengegangene persönliche Daten und neue Betrugsversuche lesen. Dennoch bleiben die Methoden, die Cyber-Kriminelle für den Betrug im Online-Banking nutzen, für die meisten Menschen ein Buch mit sieben Siegeln.

Datendiebstahl und Informationssicherheit Weshalb ist es möglich, dass ein "Army Intelligence Analyst" mit über 250.000 Diplomatischen Datensätzen – gebrannt auf eine ganz normale CD-RW und gelabelt mit Lady Gagas Song "Telephone" – den Irakischen Stützpunkt in der Nähe von Bagdad verlassen konnte? Ein 22-jähriger Mann hat damit den wahrscheinlich größten Datendiebstahl in der amerikanischen Geschichte geschafft.

Die gravierenden Risiken der Non-Compliance 84 Prozent der deutschen Unternehmensführer betrachten Compliance, also die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien inzwischen als wichtigen Faktor für den Unternehmenserfolg. Die nicht endende Flut an "Skandalen", zuletzt in Folge der Wirtschafts- und Finanzkrise, macht die Compliance-Schadensfälle für Unternehmen zur Chefsache. Das sind Ergebnisse der Potenzialanalyse Compliance von Steria Mummert Consulting.

Datenschutzprinzipien zur besseren Compliance Die Zeitschrift Forbes nannte das Jahr 2009 das "Year of the Mega Data Breach". Mit 220 Millionen gestohlenen Datensätzen wird der 2008 aufgestellte Rekord von 35 Millionen um mehr als das sechsfache übertroffen. Einen großen Anteil an dieser Entwicklung tragen unsicher entwickelte Softwareapplikationen, die Datensysteme zum Selbstbedienungsladen für Kriminelle machen.

Compliance durch sicheren Umgang mit Log-Daten Zahlreiche Compliance-Vorschriften wie Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) oder Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) fordern von Unternehmen die Sammlung und Speicherung ihrer Log-Daten. Doch den Betroffenen entstehen dadurch auch neue Möglichkeiten um beispielsweise Angriffe zu erkennen oder Fehlerursachen schneller zu finden.

Informationsaustausch in Steuersachen Im Fall des Ex-Vorstandes der Deutschen Post AG, Klaus Zumwinkel, stand bereits vor Beginn der Razzia und bei seiner Abfahrt in Polizeibegleitung das Kamerateam bereit. In der Folge hätte rechtlich geklärt werden können, ob man Steuersünder aufgrund "erst gestohlener und später gleichsam als Hehlerware weiterverkaufter Daten" überhaupt verurteilen darf. Ab dem 01.01.2010 hat sich diese Fragestellung endgültig erledigt, denn dann tritt ein Abkommen zwischen Deutschland und Liechtenstein in Kraft, welches nahezu jeden Informationsaustausch in Steuersachen sicherstellt.

E-Mail und die digitale Steuerprüfung Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Erfassung interner und externer Mails Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe von 2005 erfüllt schon das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß §206 StGB. Daher müssen Unternehmen zur Gewährleistung der Compliance sämtliche elektronischen Nachrichten im Originalformat archivieren, selbst Spam- und vireninfizierte E-Mails. Entsprechend bieten manche herkömmliche E-Mail-Archivierungssysteme nur eine unzureichende juristische Absicherung. Denn sie erfassen und speichern eingehende Mails erst, nachdem sie von Antiviren- oder Spam-Filtern aussortiert wurden. Zusätzlich können bei Systemabstürzen einzelne Mails verloren gehen, wenn sie nicht zuvor vom Archivsystem gesichert wurden.

Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.