Fachartikel

E-Mail und die digitale Steuerprüfung

GDPdU und Compliance: Problematisch für Unternehmen ist die Einschätzung, welche Daten steuerlich relevant sind
Die GDPdU beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden

Von Hans-Peter Wolf, GDPdU/GoBS Auditor (WPG) bei PRW Consulting

(22.09.09) - Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Die GDPdU beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden. Bei der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wird im Abschnitt zu den elektronischen Abrechnungen vorgegeben, dass der Originalzustand des übermittelten und gegebenenfalls noch verschlüsselten Dokuments jederzeit überprüfbar sein muss. Für die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen wird explizit und unter Hinweis auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Unveränderbarkeit der Unterlagen und die Aufbewahrung im Originalformat gefordert.

Die GDPdU sowie die GDPdUZ (erweiterte GDPdU mit zusätzlichen Regelungen für den Zollprüfungsdienst) orientieren sich an den bisherigen Regeln zur Prüfung und übertragen sie in die digitale Welt. So können sich Prüfer auf den Umgang mit digitalen Daten und Dokumenten umstellen. Die einzige wesentliche Neuerung ist dabei die Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit elektronisch erzeugter Informationen und dies trifft auch auf den E-Mail-Verkehr zu, soweit hier aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente betroffen sind.

Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörde
Gemäß Bundesfinanzministerium versteht sich der Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" als "der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit." Die Finanzbehörden können entsprechend vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er ihnen die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellt.

Sie können fordern, dass der Steuerpflichtige selbst die Daten gemäß den Vorgaben maschinell auswertet oder von einem Dienstleister auswerten lässt, aber Sie können auch in Form eines Nur-Lesezugriffs direkt auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zugreifen. Diese drei Prüfungsmöglichkeiten können seit Anfang 2002 neben der herkömmlichen Papierprüfung kumulativ eingesetzt werden.

Die GDPdU stellen zwar fest, dass sich das Zugriffsrecht ausschließlich auf Daten beschränkt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Welche Daten jedoch steuerlich relevant sind, erklären sie nicht. Diese schwierige Aufgabe muss im Vorfeld der Aufbewahrungspflichtige selbst eigenverantwortlich übernehmen. Bei unzureichender Qualifizierung von relevanten Daten und Dokumenten kann der Prüfer gemäß GDPdU auch "verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf die betroffenen Daten nachträglich ermöglicht." Die Kenntnis über nicht zur Verfügung gestellte aber relevante Unterlagen, kann der Prüfer oftmals nur über die Sichtung der nach GoBS zu führenden Verfahrensdokumentation erlangen. Auf diese Verpflichtung weist das Bundesministerium der Finanzen auch in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht hin.

Was ist steuerlich relevant?
Problematisch für Unternehmen ist die Einschätzung, welche Daten steuerlich relevant sind. Während dies bei Rechnungen, Verträgen oder anderen Abkommen eindeutig ist, gibt es vor allem bei formlosen E-Mails eine große Grauzone. Ein Beispiel: Per E-Mail erkundigt sich ein möglicher Kunde nach den Kosten eines Prototyps. Der Vertriebsmitarbeiter fragt zurück, wie der Prototyp aussehen soll. Anschließend schickt der Kunde entsprechende Informationen. Nach Klärung letzter Fragen schickt das Unternehmen einen Kostenvoranschlag. Nach mehrfacher E-Mail-Korrespondenz einigt man sich auf einen Preis. Das Produkt wird noch mehrfach geändert, bevor es in Serie geht. Da erst jetzt ein offizieller Vertrag geschlossen wird, entsteht die Frage, welche E-Mails steuerlich relevant sind, die während der Entwicklungsphase ausgetauscht wurden. Schließlich sind auch hierfür schon Kosten entstanden, die ebenfalls nur per E-Mail abgerechnet wurden.

Damit nicht genug, gibt es auch noch Daten, die erst im Laufe der Zeit oder in Zusammenhang mit anderen Projekten steuerlich relevant werden können. Die GDPdU fordern aber auch für diesen Fall, dass das digitale Dokument im Originalzustand unverändert vorliegt. So dürfen zum Beispiel E-Mails in Text- oder andere Formate nur überführt werden, wenn die Originale nicht vernichtet und entsprechend gesetzeskonform (Stichwort: Compliance) aufbewahrt werden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, müssen Unternehmen im Prinzip alle E-Mails archivieren soweit keine anderen Gründe - wie eine Datenschutzverletzung - dagegen sprechen. Und dies ist beispielsweise bei elektronischen Rechnungen bereits vor dem Zugriff des Anwenders zu erledigen, da die Manipulation von digitalen Dokumenten auch für den "normalen Anwender" sehr einfach ist. Bei nicht gesetzeskonformer Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist der Steuerprüfer fast gezwungen, die Integrität solcher Rechnungen in Frage zu stellen und die entsprechenden Prüfungshandlungen vorzunehmen, die mögliche Manipulationen aufdecken. Die anhaltende schlechte Wirtschaftslage wird viele Unternehmen dazu zwingen, auf den kostengünstigeren elektronischen Versand von Rechnungen umzustellen. Unternehmen müssen deshalb technisch, organisatorisch und rechtlich die notwendigen Mechanismen einführen, um dem gesetzeskonformen Umgang mit elektronischen Unterlagen sicherzustellen.

Bis zu zehn Jahre oder länger verfügbar
Zu beachten ist außerdem, dass die gesetzeskonform archivierten Daten und Dokumente auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff vorzuhalten und unter Umständen sogar in das laufende DV-System einzuspielen sind. Dies kann zu großen Problemen führen, wenn das Unternehmen in dieser Zeit auf neue Systeme oder Plattformen migriert ist. Eventuell sind die bisherigen Formate nicht mit den neuen Anwendungen kompatibel, so dass die archivierten Daten aufwändig umformatiert werden müssen. Gerade diese Veränderung wird aber gemäß GoBS verboten. In diesem Fall gelten die GDPdU als neuere Regelung, denn hier steht: "Im Falle eines Systemwechsels ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (...) durch das neue oder ein anderes System gewährleistet wird."

Auch hier bleibt es letztendlich in der Entscheidung des jeweiligen Prüfers, wie restriktiv er die Vorschriften auslegt. Seit 1. Januar 2009 wurden zwei neue Absätze in die Abgabenordnung aufgenommen. Einer regelt die bisher nicht erlaubte Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen außerhalb von Deutschland – unter gewissen Voraussetzungen. Der Zweite befasst sich unter anderem mit der Nichteinhaltung der Regelungen zum Datenzugriff der Prüfungsdienste und der Möglichkeit durch den Prüfer nun ein sogenanntes Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festzusetzen. Entsprechend muss ein Unternehmen über eine IT-Infrastruktur mit Archivierungs- und Managementsystemen verfügen, die eine Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus GDPdU und GoBS (...) gewährleistet. Nur so ist es möglich, dass alle steuerrechtlich relevanten Daten, Dokumente und damit auch E-Mails im Originalformat für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar vorgehalten werden. (Comidd: PRW Consulting: ra)

PRW Consulting: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Comidd: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Hintergrund

Fälschungen: Eine zunehmende Online-Bedrohung "If you can make it, they can fake it." Leider ist dieses Sprichwort nur allzu wahr. Der Handel mit gefälschten Waren betrifft heute fast alle Branchen und Produkte, von Luxusgütern und Technologieprodukten mit entsprechend hoher Marge bis hin zu eher margenschwachen Verbrauchsartikeln wie Batterien, Shampoo, Kraftstoff und Nahrungsmitteln. Und das Problem breitet sich aus. Nicht zuletzt, weil immer mehr gefälschte Waren hergestellt werden, und zwar vor allem in Ländern wie China, wo die Produktionskapazitäten förmlich explodieren (89 Prozent aller beschlagnahmten Fälschungen stammen von dort).

Gefahren beim Online-Banking Millionen Europäer nutzen heute Online-Banking – obwohl Umfragen zeigen, dass 85 Prozent der europäischen Verbraucher Sicherheitsbedenken bei der Nutzung von Finanzdienstleistungen im Internet haben. Dass die Bedenken begründet sind, lässt sich fast im Wochenrhythmus in den Zeitungen nachlesen: Ständig kann man Nachrichten über gestohlene Identitäten, verlorengegangene persönliche Daten und neue Betrugsversuche lesen. Dennoch bleiben die Methoden, die Cyber-Kriminelle für den Betrug im Online-Banking nutzen, für die meisten Menschen ein Buch mit sieben Siegeln.

Datendiebstahl und Informationssicherheit Weshalb ist es möglich, dass ein "Army Intelligence Analyst" mit über 250.000 Diplomatischen Datensätzen – gebrannt auf eine ganz normale CD-RW und gelabelt mit Lady Gagas Song "Telephone" – den Irakischen Stützpunkt in der Nähe von Bagdad verlassen konnte? Ein 22-jähriger Mann hat damit den wahrscheinlich größten Datendiebstahl in der amerikanischen Geschichte geschafft.

Die gravierenden Risiken der Non-Compliance 84 Prozent der deutschen Unternehmensführer betrachten Compliance, also die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien inzwischen als wichtigen Faktor für den Unternehmenserfolg. Die nicht endende Flut an "Skandalen", zuletzt in Folge der Wirtschafts- und Finanzkrise, macht die Compliance-Schadensfälle für Unternehmen zur Chefsache. Das sind Ergebnisse der Potenzialanalyse Compliance von Steria Mummert Consulting.

Datenschutzprinzipien zur besseren Compliance Die Zeitschrift Forbes nannte das Jahr 2009 das "Year of the Mega Data Breach". Mit 220 Millionen gestohlenen Datensätzen wird der 2008 aufgestellte Rekord von 35 Millionen um mehr als das sechsfache übertroffen. Einen großen Anteil an dieser Entwicklung tragen unsicher entwickelte Softwareapplikationen, die Datensysteme zum Selbstbedienungsladen für Kriminelle machen.

Compliance durch sicheren Umgang mit Log-Daten Zahlreiche Compliance-Vorschriften wie Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) oder Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) fordern von Unternehmen die Sammlung und Speicherung ihrer Log-Daten. Doch den Betroffenen entstehen dadurch auch neue Möglichkeiten um beispielsweise Angriffe zu erkennen oder Fehlerursachen schneller zu finden.

Informationsaustausch in Steuersachen Im Fall des Ex-Vorstandes der Deutschen Post AG, Klaus Zumwinkel, stand bereits vor Beginn der Razzia und bei seiner Abfahrt in Polizeibegleitung das Kamerateam bereit. In der Folge hätte rechtlich geklärt werden können, ob man Steuersünder aufgrund "erst gestohlener und später gleichsam als Hehlerware weiterverkaufter Daten" überhaupt verurteilen darf. Ab dem 01.01.2010 hat sich diese Fragestellung endgültig erledigt, denn dann tritt ein Abkommen zwischen Deutschland und Liechtenstein in Kraft, welches nahezu jeden Informationsaustausch in Steuersachen sicherstellt.

E-Mail und die digitale Steuerprüfung Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Erfassung interner und externer Mails Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe von 2005 erfüllt schon das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß §206 StGB. Daher müssen Unternehmen zur Gewährleistung der Compliance sämtliche elektronischen Nachrichten im Originalformat archivieren, selbst Spam- und vireninfizierte E-Mails. Entsprechend bieten manche herkömmliche E-Mail-Archivierungssysteme nur eine unzureichende juristische Absicherung. Denn sie erfassen und speichern eingehende Mails erst, nachdem sie von Antiviren- oder Spam-Filtern aussortiert wurden. Zusätzlich können bei Systemabstürzen einzelne Mails verloren gehen, wenn sie nicht zuvor vom Archivsystem gesichert wurden.

Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.